Régularisation des charges : le compte de fin d’année, pas à pas

En avril, Isabelle a reçu un long document du syndic de l’immeuble. Des colonnes, des tantièmes, des totaux. Elle l’a posé sur le buffet. Il y est resté trois mois.

Ce document, c’est pourtant la clé du compte de fin d’année. Celui qu’on appelle la régularisation des charges. Voici comment s’y prendre, étape par étape.

Deux mots à connaître

La provision

Le loyer payé chaque mois comprend souvent deux parties. Le loyer lui-même, et une somme pour les charges.

Cette somme est une provision : une avance, estimée à l’avance. Elle ne correspond pas exactement aux dépenses réelles. D’où le compte de fin d’année.

Les charges récupérables

Ce sont les dépenses que le propriétaire peut refacturer au locataire. Elles sont listées par un décret du 26 août 1987. Toutes les dépenses de l’immeuble n’en font pas partie.

En général récupérables	En général non récupérables
Eau froide et eau chaude	Taxe foncière (sauf la part ordures ménagères)
Chauffage collectif	Honoraires du syndic
Entretien et électricité des parties communes	Gros travaux et ravalement
Entretien courant de l’ascenseur	Assurance du propriétaire
TEOM (taxe d’enlèvement des ordures ménagères)	Frais de gestion de la SCI

Un mot sur la TEOM. C’est la taxe qui finance le ramassage des ordures. Elle figure sur l’avis de taxe foncière, reçu par la SCI. Elle est récupérable, alors que la taxe foncière elle-même ne l’est pas.

Certains postes, comme le salaire d’un gardien, ne sont récupérables qu’en partie. En cas de doute, consultez la liste officielle sur service-public.fr.

Le compte de fin d’année, en six étapes

1. Rassembler les papiers. Le décompte annuel du syndic, si le logement est en copropriété. Il sépare souvent les charges récupérables des autres. Ajoutez l’avis de taxe foncière, pour la TEOM. Pour une maison, les factures d’eau ou d’entretien payées par la SCI.
2. Calculer les charges récupérables réelles du logement, sur la période concernée.
3. Additionner les provisions versées par le locataire sur la même période.
4. Faire la différence. Si les provisions dépassent les charges réelles, vous remboursez. Sinon, le locataire complète.
5. Envoyer le décompte au locataire, avant de demander ou de rembourser quoi que ce soit.
6. Ajuster la provision pour l’année suivante, si l’écart est important.

Un exemple chiffré

Mme Leroy verse 60 € de provision par mois. Voici le compte d’Isabelle pour l’année. Les montants sont des exemples.

Poste	Montant
Eau	210 €
Entretien des parties communes	260 €
Ascenseur	120 €
TEOM	150 €
Total des charges réelles	740 €
Provisions versées (60 € × 12)	720 €
Reste dû par la locataire	20 €

Si les charges réelles avaient été de 690 €, Isabelle aurait remboursé 30 € à Mme Leroy. Le compte joue dans les deux sens.

Ce que la loi demande

Pour un logement loué vide, ou meublé comme résidence principale, la loi du 6 juillet 1989 fixe quelques règles.

• Une régularisation au moins une fois par an. Les provisions doivent rester proches de la réalité.
• Un décompte envoyé un mois avant. Il détaille les charges par nature : eau, chauffage, entretien, et ainsi de suite. Dans un immeuble, il indique aussi comment les charges sont réparties entre les logements.
• Des justificatifs à disposition. Pendant six mois après l’envoi du décompte, le locataire peut demander à voir les factures et documents.

Les délais à connaître

Les sommes de charges se réclament dans un délai de trois ans. C’est vrai pour le bailleur qui a oublié de demander. C’est vrai aussi pour le locataire qui a trop payé.

Mais n’attendez pas trois ans. Si la régularisation arrive plus d’un an après la date où elle était due, le locataire peut demander à payer le reste en douze mois.

Et un rappel de trois ans d’un coup abîme vite une bonne relation. Mieux vaut un petit compte chaque année.

Les cas particuliers

• Le forfait de charges. En location meublée, le bail peut prévoir un forfait au lieu d’une provision. Dans ce cas, pas de régularisation : le montant est fixe.
• Le local commercial. Les charges d’un bail commercial suivent d’autres règles, souvent écrites dans le bail lui-même.
• Le changement de locataire. Le compte se fait au prorata du temps passé dans le logement par chacun.

Côté famille : un compte clair, une discussion de moins

La régularisation, c’est aussi de l’argent qui entre ou qui sort du compte de la SCI. Votre frère ou votre sœur peuvent se demander d’où viennent ces 20 €, ou pourquoi on a remboursé 30 €.

Gardez le tableau de calcul, les justificatifs, et la lettre envoyée. Partagez-les avec les autres associés. Un compte que tout le monde peut relire évite les soupçons.

Pour voir comment ce compte pourra se préparer seul, consultez la page loyer et charges.