Quittance de loyer d’une SCI : ce qu’elle doit contenir

Le mois dernier, Isabelle a reçu un message de sa locataire, Mme Leroy. Elle voulait ses quittances des trois derniers mois, pour un dossier de prêt. Isabelle gère la SCI familiale depuis deux ans. Elle n’en avait jamais fait.

Elle a trouvé un modèle sur Internet. Puis elle s’est demandé : est-ce que ça vaut aussi pour une SCI ? Bonne nouvelle : c’est simple. Voici ce qu’il faut savoir.

Une quittance, c’est quoi exactement ?

Une quittance de loyer est un document qui prouve que le locataire a payé. Elle dit en somme : « pour tel mois, telle somme a été réglée, nous sommes quittes ».

Pour le locataire, c’est une preuve utile. Il la montre à sa banque, à la CAF, ou pour louer ailleurs plus tard.

Pour vous, c’est une obligation légale, dans un cas précis.

Ce que dit la loi

Pour un logement loué vide, ou meublé comme résidence principale, c’est la loi du 6 juillet 1989 qui s’applique. Elle pose trois règles simples.

• Sur demande. Le bailleur doit remettre une quittance quand le locataire la demande. Rien ne vous oblige à l’envoyer chaque mois s’il ne demande rien. Beaucoup de bailleurs le font quand même, par habitude.
• Gratuitement. Vous ne pouvez rien facturer pour l’établir ou l’envoyer. Pas de « frais de quittance ».
• Loyer et charges séparés. La quittance détaille les sommes versées, en distinguant le loyer et les charges.

Elle peut être envoyée par e-mail, si le locataire est d’accord. Sinon, on la remet sur papier.

Ici, le bailleur, c’est la SCI. Pas vous personnellement. Ce détail compte, on y revient plus bas.

Les mentions à faire figurer

Il n’existe pas de modèle officiel imposé. Mais une quittance claire contient en général les éléments suivants.

Mention	Exemple
Le nom de la SCI et l’adresse de son siège	SCI Les Tilleuls, 12 rue des Lilas, Nantes
Le nom du locataire	Mme Claire Leroy
L’adresse du logement loué	8 avenue Jean Jaurès, appartement 3
La période concernée	Du 1er au 31 mars
Le loyer, hors charges	720 €
Les charges (les avances mensuelles, appelées provisions)	60 €
Le total payé et la date du paiement	780 €, reçus le 3 mars
Le nom et la signature du gérant	Isabelle Martin, gérante

Les montants de ce tableau sont des exemples. Reprenez ceux de votre bail.

La question propre à la SCI : qui signe ?

Dans une SCI, c’est le gérant qui agit au nom de la société. Isabelle signe donc « pour la SCI Les Tilleuls, Isabelle Martin, gérante ». Elle ne signe pas en son nom propre.

Et si son frère Marc, simple associé, envoyait les quittances à sa place ? Ce n’est pas idéal. Mieux vaut que ce soit le gérant désigné, ou une personne qu’il a clairement chargée de le faire.

Quittance ou reçu : attention au paiement partiel

Une quittance ne se remet que si le locataire a tout payé. Loyer et charges du mois compris.

Imaginez que Mme Leroy n’ait versé que 500 € sur 780 €. Isabelle ne fait pas de quittance. La loi prévoit dans ce cas un reçu, qui indique la somme reçue.

Pourquoi cette nuance ? Parce qu’une quittance laisse penser que le mois est réglé. En cas de désaccord plus tard, la SCI aurait du mal à prouver le contraire.

Les erreurs fréquentes

• Un seul montant global. Sans séparation entre loyer et charges, la quittance est incomplète.
• Une quittance envoyée avant le paiement. On la fait une fois l’argent arrivé. Pas avant.
• Le loyer versé sur un compte personnel. Les loyers de la SCI devraient arriver sur le compte de la SCI. Sinon, les comptes se mélangent vite. Et les questions de famille arrivent avec.
• Des mois oubliés. Si le locataire demande une quittance ancienne, il faut pouvoir la refaire. D’où l’intérêt de noter chaque paiement reçu.

Et pour un local commercial ?

Tout ce qui précède concerne les logements. Si votre SCI loue un bureau ou une boutique, d’autres règles s’appliquent. Remettre une quittance reste une bonne pratique. Mais relisez votre bail, ou posez la question à un professionnel.

Une méthode simple, chaque mois

1. Vérifiez sur le compte de la SCI que le loyer est bien arrivé, en entier.
2. Remplissez la quittance : période, loyer, charges, total.
3. Signez au nom de la SCI, en tant que gérant.
4. Envoyez-la au locataire, par e-mail s’il est d’accord.
5. Gardez une copie, rangée par mois et par logement.

Cinq minutes par mois et par locataire. C’est peu. Mais avec trois logements, des vacances et une vie de famille, on oublie vite. Souvent juste au moment où le locataire en a besoin.

Pour la famille aussi, c’est utile

Les quittances ne servent pas qu’au locataire. Elles laissent une trace claire de ce qui a été encaissé. Quand votre sœur demande « on a bien touché le loyer de mars ? », la réponse est sous la main.

C’est une petite chose. Mais dans une SCI familiale, les petites choses claires évitent les grandes discussions.

Pour voir comment cela pourra se faire tout seul, la page quittances automatiques l’explique en détail.